Een pluim krijgen voor je functioneren is fijn, straks tijdens het functionerings- of beoordelingsgesprek in oktober. Maar wordt er een vergrootglas gehouden op het inhoudelijk werk, dan voel je je echt bekeken. Toen ik coördinator werd van een opleidingsaudit moest ik zo’n vergrootglas gebruiken. Ik bekeek of medewerkers de gewenste opleiding, kennis en kunde hadden volgens de kwaliteitenafdeling en of ze gedocumenteerd zijn. Die audit – ik kreeg er van tevoren koude rillingen van. Hoe heb ik dit aangepakt?
Wat deed ik? Ik maakte gebruik van empathische communicatie met de auditors en de vrager. Eerst hen begrijpen, dan begrepen worden – met grote waardering voor wijlen Steven Covey. Ik voelde met de auditors mee: ‘Jeetje, jij hebt een lastige baan.’ In een split second ontstond toen mijn idee over het omgaan met controle. Wat kun je doen als je niet met bedrijfsprocessen werkt en het hele plaatje kent, waarbij je hoofdtaak is het omgaan met mensen en het uitwisselen van contact?
Stap 1: kritiek is een kans
Als je manager bent, of je bent medewerker van een HR-afdeling, en het ‘vergrootglas’ komt checken bij een audit, ontvang je collega’s dan hartelijk. Jouw overtuiging is: ‘Ze komen mij helpen om te verbeteren! Hoe ga ik mijn interne klanten beter van dienst zijn? Ik krijg gratis een rapport over mijn dienstverlening – ik had ook een externe kunnen inhuren voor 40 x € 150 per uur!’
Stap 2: adviseer
Een lastige ervaring is dat degene die je vragen komt stellen, je in de foutenhoek drukt. Wuif dit gevoel weg en vraag de vrager wat zijn intentie is. Vertel dat je voor verbetering gaat, en waar HR goed in is: goede communicatie. Zo geef je ook nog advies aan de bevrager.
Stap 3: focus via een mindmap
Nu het feitenwerk. Tijdens het gesprek met de collega geef je duidelijkheid en consistentie in je processen. Maak hiervoor een schets of mindmap. Hierdoor weet je meteen hoe belangrijk de focus in het geheel is. Vraag aan de bevrager hoe hij het ziet. Wie zijn de actoren die met dit proces werken binnen de afdeling? Maak de groep medeverantwoordelijk, want het commitment van de groep zorgt voor heikele informatie. Bespreek dit ook: wat kunnen we doen in de toekomst, wat zijn de voor- en nadelen in plaats van WAAROM doe je het zo. Prik ook een regelmatig moment om het verslag en de vragen te beantwoorden om gefocust te werken, waardoor het team niet overbelast wordt. Ga terug naar je schets en mindmap om te checken waar je waarde toevoegt aan het grote plan en waar niet.
Stap 4: verbetering!
Dit alles leidt ertoe dat de collega en jij krijgen wat jullie willen: een verbetering die vóór het uitbrengen van het rapport al werkt. En waarom? Omdat je commitment en verantwoordelijkheid van je team heb gevraagd. En omdat je de focus via een mindmap in het gehele plaatje hebt gezet.
Terug naar mezelf. Ik bekijk mijn werkzaamheden uit eigen vrije wil omdat ik mijn werk wil certificeren, en je raadt het nooit: het gevoel van ‘veel werk’ doemt op. Ik wuif dit unheimische gevoel weg en kijk naar mijn algemene plaatje door een vergrootglas. Zo zie ik waarom het belangrijk is voor het grotere geheel dan mijn IK en wat deze ervaring mij heeft geleerd uit de opleidingsaudit: ik heb in beeld hoe de opleidingen gelinkt zijn aan het gehele bedrijfsproces. En ik heb een strategie die ik als bedrijf aan klanten kan aanbieden. Ook weet ik wat er nodig is om de klantenwensen op peil te houden.
Sparringtips ? Neem contact met:
Benedicta van Loon, 06 245 30 637
